Dokumentace činností spojená s výběrem archiválií dle § 3a) AZ jeho průběhem do trvalého uložení v digitálním archivu. Do Postupu archiváře zaznamenejte významné úpravy, doplnění nebo další činnosti aplikované během výběru archiválií. Slouží to pro Vaši archivní evidenci (na rozdíl od dokumentace, kterou si původce vytvořil ke svým vlastním datovým souborům). Dokumentace archiváře vyžaduje:

  • Zaznamenávání všech informací důležitých pro sledování a správu výběru a přejímky, kdo a kdy co s datasetem provedl (sleduje NArP).
  • Sledování komunikace s původcem.
  • Může sloužit pro potřeby protokolu o výběru archiválií.
  • Může to být vhodnou přílohou v balíčku SIP.

Klíčové aspekty zpřístupnění:

Zdokumentujte, že:

  • Proběhlo přezkoumání rizika zveřejnění. Uveďte, zda byly provedeny jakékoliv změny oproti původním údajům.
  • Byla ověřena administrativní dokumentace – je přiložen souhlas nebo výjimka s budoucím zpřístupněním, licence, smlouva atp.

Základní úkoly:

Zajistěte, aby byly v Postupu archiváře zaznamenány následující informace:

  • Činnosti prováděné během procesu výběru archiválií.
  • Kvalitní metadata pro potřeby trvalého uložení a budoucího zpřístupnění.
  • Záznamy o autenticitě a provenienci (změny provedené archivářem v kroku Formátové migrace).
  • Korespondence a další interakce, je-li to přínosné pro trvalé uložení/budoucí zpřístupnění.
  • Originální nosiče, konzervační obaly atd. dle směrnic a požadavků vaší instituce.